社内で活用している「グループウエア Aipo」の紹介です
様々な機能やメーカー乱立していますが選択時の判断になれば幸いです。
但し今回の導入ツール「Aipo」はオンプレ版で導入、現在はクラウド版のみの販売になっている

導入した会社概要

社員 約160名(派遣パート含む)の製造業
主に検査装置の開発製造販売を行う会社

【使用している機能】

・掲示板(お知らせとしての全社への情報展開)
・社員名簿(部署・メアド・内線番号)
・フォルダ機能(各種規定、申請書テンプレート、議事録等)
・スケジュール管理(社員、会議室、社用車、備品等)

【使用していない主な機能】

・チャットツール(SlackやChatworkを使用)
・ワークフロー(詳しく調べてないが真面目にやろうとすると階層や分岐に対応しきれないと思う)

その他いろいろ機能としてはあるがあまり深い機能は期待していない、比較的あっさり行き詰まると思われる。
サイトでUpdate終了が公式に発表されているのでこれ以上の機能を載せる事はせずむしろ移行を検討中。

【良い点】

・全社お知らせ等社内への情報展開が集約されるため周知度が向上
情報の分散がないので後からの情報検索が容易(ここを探せば見つかる)。
・個人のスケジュール管理、内容を公開する事で会議等の日程決定が主催者側で容易に可能
・出欠確認により参加状況が掌握可能

【悪い点】

・スケジュールで「欠席」モードがなく欠席=削除となる。
スケジュール自体が載らないため急に参加可能になってもスケジュールがないので出れない。

【所感】

現状使用範囲では悪い点はこれくらいで快適に使用出来ている。
「ポータル文化」を植え付ける目的は十分に果たせた。
スケジュール管理は定着しすぎてシステム移行時にデータ移行の面でむしろ課題となりそう。

【今後】

いろいろグループウェアを検討したが、どれも1ユーザーあたり数百円の費用が発生する。

この手のソフトは直接的な効果が表れないため投資対象として理解してもらいづらい
(費用対効果からすると相当の機能を使用しないとペイ出来ない)。

導入規模にもよるが、突き詰めて行くとメーラーとスケジュールの連携、ユーザー管理(AD連携)
文書共有(SharePoint)等、MS(Office365)にどんどん引き込まれる怖さもある。
Office365を展開するにも莫大な費用が発生するしサブスクのため一生のランニングコストとなる。

中小はある程度割り切って機能ごとの個別対応でいいと思う。
2019年末に経費精算で「楽々精算」を導入、本年より展開を開始。
申請等のワークフローはこれに載せる予定。

と言う事で当面Aipoを運用予定。
正直この程度出来てれば新たに投資してまでグループウェアを導入するメリットは感じません。

記事投稿 情シスライダー

中小企業内でシステム担当をしております。
予算も規模も大きくない中堅規模の製造業の会社です。
社長命題を受けて、社内のICT化を日々模索しております
検討から導入評価に関して現場のリアルを投稿して行きます。
同じ悩みを持った「担当者」のお役に立てば幸いです。