
前回 Part1では「出張手配」の【業務分析編】を書かせて頂きました。
今回は業務分析編のPart2「事務用品・備品管理」についての分析です。
この業務は多岐にわたります。
分かるだけでもこれ、もっといっぱいあると感じます。
総務と言うより庶務的な要素ですね。
昔で言う「ショムニ」
でも会社を円滑に回すためには重要なお仕事です。
このような揶揄が、お仕事のレッテルやモチベーション低下
周りから軽く見られる原因です。
一週間、担当がストを起こしてみて下さい。
きっと回らなくなり、右往左往すると思います。
という事で本題に

主に中分類を細かく層別すると
「業者選定」:出入りの業者か、安い所を選定か?ネット販売かになります。
「購入手配」:必要数の発注と納品伝票のやり取り
「発注手配」:社員からの申請や要望のやり取りです。
会社規模によっては個別に買える所も有るかもですが、主に出納を調整するために窓口を一本化します。
「その他備品管理」:これも一定量存在します、慶弔備品、備品在庫管理
これも自動化システムとすると「購入のための承認回覧」や「ネット購入」位が合理化になりますが
RPA観点から見るとあまり業務合理化は期待できません。
業者選定や経費精算処理以外はプロパー社員以外でも応用が可能です。
是非、外注(専門卸業者)か派遣社員に任せて行きましょう。
こうなると見も蓋も無いですが。
ここまで整理すると
プロパー社員の大切な業務が見えてきます。
逆説から言いますと
出来るだけ雑多な業務はアウトソースして
スキル依存度が高い業務に専念するのです。
この様に分類し分析を行う事で、優先順位、プレッシャーの掛かる業務
諸々が可視化(見える化)し本来の業務にプラスして
経営的視点での業務に目を配る時間的余裕が出来てきます。
こうなると、次のステップ
RPA「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」
の検討が始まります。
この業務は色々な軋轢、立場、費用、手間、新技術 色々な要素が含まれるために
先ずは検討する人の業務改革が進まないと一歩踏み出せません。
これが出来る人は会社の中でも限られます。
いつも「忙しい!!」と愚痴をこぼしている人には絶対対応できません。
むしろ、これらの章でお知らせした内容(洗い出しと分析)を淡々と進め
自身を合理化出来る人で無いと先ず無理です(キッパリ)
ここまで来ると、業務棚卸も進み
経営層とも最も近い部署になる、総務部門です
理解を得られるのも近いでしょう。
次は合理化(自動化)出来る繰り返し業務を部署を越えて分析して行きましょう。
RPAと言う括りで見ると、一部署の一担当の業務効率化ではありません。
部署を越えて、担当を網羅しての全体最適が有効になります。
そこに投資した金額が費用対効果になります。
今回のシリーズ「先ず実施すべき準備項目」は終了になります。