前回 Part1では「出張手配」の【業務分析編】を書かせて頂きました。

今回は業務分析編のPart2「事務用品・備品管理」についての分析です。

この業務は多岐にわたります。

分かるだけでもこれ、もっといっぱいあると感じます。

総務と言うより庶務的な要素ですね。

昔で言う「ショムニ」

でも会社を円滑に回すためには重要なお仕事です。

このような揶揄が、お仕事のレッテルやモチベーション低下

周りから軽く見られる原因です。

一週間、担当がストを起こしてみて下さい。

きっと回らなくなり、右往左往すると思います。

という事で本題に

主に中分類を細かく層別すると

「業者選定」：出入りの業者か、安い所を選定か？ネット販売かになります。
 「購入手配」：必要数の発注と納品伝票のやり取り
 「発注手配」：社員からの申請や要望のやり取りです。
 会社規模によっては個別に買える所も有るかもですが、主に出納を調整するために窓口を一本化します。
 「その他備品管理」：これも一定量存在します、慶弔備品、備品在庫管理

これも自動化システムとすると「購入のための承認回覧」や「ネット購入」位が合理化になりますが

RPA観点から見るとあまり業務合理化は期待できません。

業者選定や経費精算処理以外はプロパー社員以外でも応用が可能です。

是非、外注（専門卸業者）か派遣社員に任せて行きましょう。

こうなると見も蓋も無いですが。

ここまで整理すると

プロパー社員の大切な業務が見えてきます。

逆説から言いますと

出来るだけ雑多な業務はアウトソースして

スキル依存度が高い業務に専念するのです。

この様に分類し分析を行う事で、優先順位、プレッシャーの掛かる業務

諸々が可視化（見える化）し本来の業務にプラスして

経営的視点での業務に目を配る時間的余裕が出来てきます。

こうなると、次のステップ

RPA「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」

の検討が始まります。

この業務は色々な軋轢、立場、費用、手間、新技術 色々な要素が含まれるために

先ずは検討する人の業務改革が進まないと一歩踏み出せません。

これが出来る人は会社の中でも限られます。

いつも「忙しい!!」と愚痴をこぼしている人には絶対対応できません。

むしろ、これらの章でお知らせした内容（洗い出しと分析）を淡々と進め

自身を合理化出来る人で無いと先ず無理です（キッパリ）

ここまで来ると、業務棚卸も進み

経営層とも最も近い部署になる、総務部門です

理解を得られるのも近いでしょう。

次は合理化（自動化）出来る繰り返し業務を部署を越えて分析して行きましょう。

RPAと言う括りで見ると、一部署の一担当の業務効率化ではありません。

部署を越えて、担当を網羅しての全体最適が有効になります。

そこに投資した金額が費用対効果になります。

今回のシリーズ「先ず実施すべき準備項目」は終了になります。