今回は第二段【業務分析編】です。
全てのカテゴリー毎に分析すると行間が足らなくなるので
今回は「出張手配」「事務用品・備品管理」に絞って二回に分けて分析してみます。
先ずは「出張手配分析」からです。
この記事の見出し
中項目を洗い出します
中分類の分析
業務効率化分析まとめ
中項目を洗い出します
出張手配を大項目分類として中項目を洗い出します。
簡単に思いつくのが以上になります。
これは個人的な思い込みかもしれませんが
総務部門のお仕事の中でこの「出張手配」業務が一番ストレスを感じるのではと考えます。
その理由は
「確実に期限が決まっている」「そのための手配が多い」
この辺になります。
一週間後とかで有れば良いですが、比較的業務命令での出張の場合は
比較的短期決戦ww
での対応を余儀なく任されます。
ほかの急ぎが有っても多分一番の割り込み事項
今日中とか明日の午前中まで・・とかもありそうです。
中分類の分析
細かく見てみますと
「出張の承認」これは企業規模にもよりますが
専用用紙での申請書が有り、内容と期間、理由等を記入し
上長承認を頂いた後、総務部門預かりになり
「宿泊先・旅券手配」のフェーズに移ります。
ここも会社規模や出張者の量にもよって変わりますが
交通機関が様々です、近場の場合は社用車や電車
ちょっと遠くなると新幹線、飛行機と言う選択肢も出てきます。
出張者個人で手配する所も有るでしょうが、量が多ければ新幹線回数券を
利用して経費削減している所も有ります。
そうなると、指定券の予約等は総務部の仕事にもなりえます。
宿泊対応の場合はホテル予約ですね。
出張者手配か総務手配かによって変わってきますが
お仕事なので基本は事前予約ですよね。
出張が終了した後「出張経費精算」という手間仕事が有ります。
これも、一応は申請書等で上長承認を得てからの総務部門業務になると思います。
交通費（鉄道なら領収書不要）、タクシーなら領収書
ホテル宿泊領収書、日当
この辺をまとめて費用請求が必要になります。
これが国内ならまだしも、海外の場合はもっと手間がかかります。
海外旅行保険手続き、北米ならESTA申請やその他VISA、外貨計算 諸々
考えただけでも面倒です。
誰が実施するにせよ、出張と言う行為でもこれだけの手間工数が掛かります。
業務効率化分析まとめ
ではこの「出張手配」という業務を
RPAとか自動化等の観点から業務効率化を考えています。
一つだけ言えることは
「困難な分野です」に尽きますww
一部出来るとすると「承認回覧（出張許可承認、出張旅費精算）」の申請＆押印回覧をシステムにて「承認回覧ワークフローSYS」を導入する事は可能です。
しかし、これが出来て効果が出るのはある一定の規模の会社です。
仮に導入したとしても「出張手配」業務からすると2,30％の合理化に過ぎません。
圧倒的にコスパが悪いです。
ではどうするか？
全て丸投げ出来る外注会社（アウトソーシング会社）と契約するのです。
近くになければ・・誰か一緒に作りましょうww
出発日、出発時間（又は到着時間）、出張先住所（最寄り駅）、宿泊の有無
この位の情報が有れば、旅行代理店であれば
チケット（電車）やホテルの手配はお手の物です
旅行代理店が近所で有れば、チケットを届けてくれるでしょう。
もう一歩譲って、今やネット予約も可能ですスイカがあれば新幹線予約も可能
これを社内でやるか外注でやるか？派遣社員に委託するか？
ここはシステム対応では無く、人海戦術でリーズナブルな方法を取るべきです。
もっと合理化の提案とすると、社内用でスイカを準備すれば
鉄道の予約から乗車支払い、タクシー（一部）や交通機関、ホテル支払いまで可能な所も増えています。
全てを一枚のカードに寄せる事も可能です。
こうする事で掛かった経費（日当以外）は全て電子決済履歴が取得可能です。
細かく捉えることで方向性は見えてくると思います。
選択しとすると
外注（旅行代理店に丸投げ）
派遣社員に委託
電子マネーカード（スイカ）に寄せる
今まで通りを踏襲
この辺になると思います。
規模や会社の懐事情で判断してください。
長くなったので「事務用品・備品管理」分析は次回に譲ります。